Zarządzenie nr ZR 057/2023
Wersja strony w formacie XML| wydane przez | Rektora |
|---|---|
| z dnia | |
| w sprawie | powołania Zespołu ds. Wdrażania Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów w AWF Katowice |
| Status | obowiązujące |
| Uwagi | Działając na podstawie art. 23 ust. 1 i 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 742 ze zm.) oraz § 61 ust. 2 Statutu Akademii Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach zarządzam, co następuje. |
§ 1
Powołuję Zespół ds. przygotowania procedury wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) AWF Katowice, zwanego dalej "EZD", w następującym składzie:
1. Pan dr Grzegorz Mikrut – Dziekan Wydziału Zarządzania Sportem i Turystyką- Przewodniczący Zespołu ds. EZD
2. Pani mgr Elżbieta Ogos – Kierownik Działu Finansowo – Księgowego
3. Pani dr Agnieszka Smykla – Kierownik Biura Rektora
4. Pani mgr Patrycja Korczyńska-Gałek – pracownik Biura Rektora
5. Pan dr Bartłomiej Szade – Kierownik Centrum Zdalnego Nauczania - Redaktor Główny AWF BIP Katowice
6. Pani dr Joanna Kantyka – Przewodnicząca Zespołu ds. kontroli zarządczej
7. Pan mgr inż. Dominik Gołaszewski – Kierownik Działu Aparatury Informatycznej
i Naukowo - Badawczej
8. Pani mgr Katarzyna Barczak – pracownik Biblioteki – Archiwista
9. Pani Beata Basińska – pracownik Kancelarii Głównej
10. Pani mgr inż. Elżbieta Paliga – Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego - w ramach czynności doradczych
§ 2
1. Przewodniczący Zespołu kieruje Pracami Zespołu ds. Wdrożenia EZD.
2. Do zadań Przewodniczącego Zespołu należy w szczególności:
1) planowanie, organizowanie, przydzielane i kierowanie pracami Zespołu;
2) zwoływanie spotkań roboczych Zespołu i podejmowanie ostatecznych rozstrzygnięć
w zakresie podejmowanych przez Zespół ustaleń.
§ 3
1. Do obowiązków Zespołu Wdrożenia EZD należy realizacja zadań związanych z wdrożeniem, utrzymaniem i rozwojem systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w AWF Katowice, w tym w szczególności:
1) opracowanie harmonogramu wdrożenia EZD, w tym e-Doręczeń;
2) opracowywanie i aktualizowanie niezbędnej dokumentacji, w tym zasad, procedur, schematów obiegu dokumentów oraz wykazu symboli JRWA, które powinny stanowić wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
3) opracowanie zakresu szkoleń oraz materiałów dla prowadzących szkolenia z zakresu funkcjonalności systemu EZD;
4) koordynowanie prac związanych z utrzymaniem systemu teleinformatycznego służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją;
5) nadzorowanie i monitorowanie działania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją;
6) podejmowanie innych koniecznych działań usprawniających elektroniczne dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
7) opracowanie zasad testowania systemu EZD oraz dobór i rekomendowanie poszczególnych modeli sprzętu i oprogramowania wykorzystywanego w systemie EZD.
2. Przewodniczący Zespołu lub wyznaczeni przez niego członkowie reprezentują AWF Katowice w kontaktach z innymi uczelniami/urzędami lub jednostkami, w sprawach związanych z wdrożeniem elektronicznego zarządzania dokumentacją.
§ 4
W swoich pracach Zespół współdziała bezpośrednio z innymi zespołami zadaniowymi powołanymi stosownymi zarządzeniami Rektora AWF Katowice oraz komórkami organizacyjnymi powiązanymi merytorycznie.
§ 5
Kierownicy jednostek zatrudniających członków Zespołu zapewniają właściwą organizację pracy w celu realizacji zadań przez członka Zespołu.
§ 6
Termin zakończenia prac Zespołu określa się do momentu wdrożenia EZD w AWF Katowice.
§ 7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.